LANGKAH-LANGKAH MENGOLAH QUERY DI MICROSOFT ACCESS

LANGKAH-LANGKAH MENGOLAH QUERY

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada.

Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diingin-kan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

1. Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Di dalam query dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.

Rumus :

TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT]

Hasilnya muncul seperti berikut :

2. Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa logika adalah fungsi IIF. Dengan operasi logika tersebut, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar atau Salah  (True atau False).

a. Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi.

b. Operator Relasi

Yang termasuk operator relasi digunakan dalam pernyataan logika, adalah:

Operator Relasi	Artinya
=	Sama dengan
<	Lebih kecil
>	Lebih besar
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
<>	Tidak sama dengan

c. Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Operator Logika AND :

DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA

d. Fungsi Logika OR 

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH. 

Contoh Operator Logika OR : 

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)

e. Fungsi Logik IIF 

Fungsi logika IIF digunakan dalam pengambilan keputusan dengan 2 fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

a) Fungsi Logika IFF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. 

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal :

IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal : 

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung 

Rumusnya adalah : 

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.

BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)

Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :

Hasilnya muncul seperti berikut :

b) Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Artinya di dalam fungsi logika IIF berfungsi untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi dan dapat terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :

Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut : 

 Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA 

 Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA. 

 Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA. 

 Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA. 

 Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0 

Rumusnya adalah : 

DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15,

IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]

Hasilnya muncul seperti berikut :

3. FUNGSI STRING

Fungsi String (Fungsi Karakter) adalah fungsi yang dapat digunakan untuk mengolah data yang berjenis karakter. Karakter bisa berupa huruf, angka, gabungan huruf dan angka. Fungsi String digunakan untuk melengkapi fungsi lain seperti fungsi logika. Dalam penulisan formula yang berjenis teks, penulisannya harus diapit dengan "...". Jenis fungsi string  yaitu Fungsi Left, Mid dan Right.

a. Fungsi Left 

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan. 

Contoh rumus : 

LEFT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil. 

b. Fungsi Right 

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus : 

RIGHT([NAMA MOBIL],3)

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.

c. Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus : 

MID([NAMA MOBIL],3,1)

Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil.

d. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.  

Ketentuan :

 Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :

 Kode = D, maka Jenis Film = DVD

 Kode = V, maka Jenis Film = VCD 

 Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :

 Kode = A, maka Kategori Film = ACTION

 Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON

 Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA

 Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI

 Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika :

 Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010

 Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011

 Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012

Rumusnya adalah sebagai berikut :

JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")

KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],3,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],3,1)="C","CARTOON",

IIf(Mid([KODE],3,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))

TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))

e. Menghitung Total dalam Query

Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :

 Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

 Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals. 

 Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA. 

 Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum. 

f. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total 

Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif. 

Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :

 Tampilan harus dalam keadaan Design View

 Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA. 

SUMBER :

Anonim. 2015. " Mengolah Query" https://stmikdb.files.wordpress.com/2015/12/4-mengolah-query.pdf  

diakses tanggal 29 Mei 2016.

Atin, Rustanti. 2013. " Pengertian Query" http://rustantiatin.blogspot.co.id/2013/02/pengertian-query.html Diakses tanggal 29 Mei 2016.