MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
MACAM – MACAM ALAT KOMUNIKASI
Komunikasi adalah suatu proses
kegiatan menyampaikan informasi dari pihak satu ke pihak lain yang mengandung
arti. Beberapa alat/ mesin di bawah ini adalah macam-macam alat komunikasi yang
di pakai di perusahaan-perusahaan atau organisasi.
Dengan kemajuan teeknologi, komunikasi menjadi lebih
cepat, lebih handal, dan lebih murah dibanding dengan metode komunikasi lain.
Alat-alat komunikasi sangat banyak sekali macam-macamnya. Diantaranya:
A. Faksimile
Faksimile disebut juga telecopier atau fotocopy jarak jauh. Yaitu mesin atau
pesawat yang dipergunakan untuk mengirimkan dan menerima salinan dari informasi
yang berupa gambar, foto, atau dokumen secara langsung.
Komunikasi yang
dilaksanakan dengan menggunakan faksimile disebut Faksimile Exchange atau
FAX, yaitu sistem pelayanan telegraph yang diberikan kepada langganan untuk
dapat saling berhubungan langsung dengan menggunaka pesawat faksimile melalui
central FAX peritel.
Ciri-ciri Facsimile :
·
Digerakkan oleh tenaga listrik dengan
cara kerj adan komponen mesin elektronik.
·
Untuk mengirimkan salinan atau kopy dari
informasi yang berbentuk gambar , foto, atau dokumen.
·
Harus dilengkapi dengan pesawat
telepon karena proses pengirimannya melalui piringan telepon.
·
Salinan atau copy yang diterima
merupakan copy hitam putih.
·
Kertas untuk mengcopy berupa Roll kertas
Thermal.
B. Aiphone/ Interphone
Dilihat dari bentuknya, intephone di
bagi menjadi 2 macam, yaitu:
·
Interphone dengan handset (gagang telepon)
Pada jenis ini interphone terdiri atas
rumah interphone yang berisi tombol-tombol dan gagang interphone (handset)
seperti gagang telephone yang memuat microphone dan receiver (penerima)
·
Interphone tanpa handset
Pada jenis ini tombol dan mikropon menjadi
satu. Berbentuk segi empat dan receiver (loudspeaker) berada di bagian tengah.
Ciri-ciri interphone :
o Bekerja dengan menggunakan tenaga listrik.
o Pembicaraan dapat di dengar oleh pesawat lain dalam satu jaringan.
o Tidak dapat menyambung pada sambungan lain.
C. Teleprinter
Telepinter hampir sama
dengan telepon. Akan tetapi, bila telepon menggunakan kata-kata
lisan, maka teleprinter menggunakan kata-kata tertulis. Teleprinter adalah
mesin yang dapat mengetik pesan, teks yang di produksi dari kejauhan pada mesin
yang serupa.
Mesin pengiriman dan
penerimaan tersebut dihubungakan dengan kabel telegraph atau radio. Walaupun
secara teknis, kecepatan maksimumnya adalah 70 kata permenit, operator yang
cakap umumya dapat mengirim hanya 35-40 kata permenit.
Selain itu, alat
tersebut dapat digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat. Pada
beberapa mesin, pesan yang akan dikirimkan dapat disandikan pada pita kertas
pelubang dan kemudian dikirimkan secara otomatis dengan kecepatan 70 kata per menit.
Pesan yang baru masuk dapat pula di terima dalam bentuk pita berlubang untuk di
uraikan sandinya dan di ubah ke dalam bentuk tercetak.
Pengiriman otomatis
dapat menghemat waktu dan uang apabila ada ada hubungan interlokal dan luar
negeri. Teleprinter yang di hubungkan dengan jaringan teleks dapat
dibiarkan hidup tanpa di tunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk di
terima dan di cetak secara otomatis. Pelayanan ini sangat penting untuk
komunikasi internasional di antara zona waktu yang berbeda. Bila perlu pesan
dapat di acak agar tetap rahasia hingga di rapikan kembali oleh orang yang
berwenang. Teleprinter juga dapat di beli dan di pasang untuk tujuan komunikasi
antar departemen. Alat ini sangat berguna bila ada kebutuhan untuk mengirim
informasi dengan cepat dan akurat dlam keadaan dimana pengguanaan pesan lisan
lewat telepon mungkin menyebabkan kesalah pahaman dan kesalahan.
D. Telenote
Telenote adalah sistem
untuk pengiriman bahan yang di tulis atau di gambar dengan tangan lewat sirkuit
telepon, entah pribadi, nasional, atau inetrnasional.
Pengirim menggambar
atau menulis dengan menggunakan bolpoin yang di hubungkan dengan kabel yang
fleksibel ke transmiter. Secara serentak, garis-garis yang sama di runut di
atas kertas oleh alat penerima pada ujung lain sirkuit telepon. Pengiriman
dapat terjadi secara bersamaan dengan percakapan telpon sehingga memungkinkan
pesan tertulis di lengkapi dengan ilustrasi gambar, rumus, dan informasi lain
yang tidak dapat di ungkapkan dengan mudah dalam kata-kata.
Alat untuk mengirim
dan menerima dapat berupa unit yang terpisah, atau tergabung di dalam satu
instrumen, yaitu transreceiver.
E. Teletex
Adalah alat standar
yang di setujui secara internasional untuk komunikasi antara pengolah kata dan
komputer mikro.
Alat ini merupakan
peningkatan dari teleks, yang lebih fleksibel, lebih cepat dan menghasilkan
cetakan dengan kualitas lebih tinggi. Ini adalah layanan untuk penanganan
teleks yang menggunakan saluran telepon, bukan sirkuit telegraph, dan mencakupi
karakter huruf besar dan huruf kecil serta lebih dari 200 karakter serta
simbol. Kecepatan pengiriman lebih tinggi, lebih dari 2000 bit per detik.
Terminal teletex memiliki papan tombol mesin ketik yang dapat memuat kertas
berukuran A4.
F. Telekonferensi
Telekonferensi adalah
salah satu alat komunikasi yang dapat berhubungan dengan melakukan kontak suara
dan kontak tatap muka secara langsung pada monitor.
G. Teleks
Teleks adalah alat
yang di gunakan untuk mengirimkan berita tertulis secara cepat, dimana berita
yang di kirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat yang
saling berhubungan.
Keistimewaan dari
teleks adalah dapat menerima berita pada saat kantor tutup, asal alat itu tetap
di aliri listrik dan tersedia kertas. Pengiriman berita melalui teleks dapat di
lakukan secara langsung dan di rekam terlebih dahulu. Pengiriman berita
secara langsung dengan cara mengetik berita pada saat pengiriman. Pengiriman
secara tidak langsung dengan cara berita yang kan di kirim, di rekam terlebih
dahulu pada pita teleks. Biaya pengiriman teleks di hitung menurut jangka waktu
pengiriman dan jarak perhubungan atau wilayah atau zone.
Cara mengirim berita
dengan menggunakan teleks :
·
Siapkan pita teleks yang telah berisi
rekaman berita di letakkan pada tape recorder unit.
·
Tekan tombol call, lampu indicator akan
menyala, kemudian tekan nomor teleks yang akan di hubungi.
·
Bila pita rekaman telah terkirim habis
jawaban akan tertera pada printer out dan mesin akan mati.
Sejarah
Perkembangan Alat Komunikasi Dari Dulu Hingga Kini
Tak dapat
dipungkiri sejarah perkembangan peradaban manusia telah melalui proses yang
sangat panjang. Tanpa disadari apa yang dihasilkan di masa kini adalah
kepanjangan dari apa yang dimulai di masa lalu. Begitupun dengan bidang
komunikasi. Sejarah panjang yang terbentang luas dari zaman manusia baru
mengenal bahasa, mengenal simbol sebagai media komunikasi non-verbal, hingga
keberadaan 140 karakter kata untuk menyampaikan pesan adalah perjalanan yang
panjang. Teknologisaat ini mungkin sangat memudahkan para penggunanya untuk
dapat berinteraksi melintasi lautan dan udara dengan cepat dan tanpa batas.
Tapi, apakah Anda mengetahui bahwa diperlukan waktu berhari-hari bagi burung
pos untuk menyampaikan surat berisi pesan dari pengirim kepada penerima. Sadar
atau tidak disadari bahwa teknologi modern saat ini telah membuat segala
kebutuhan manusia menjadi lebih mudah untuk dijangkau. Sejarah panjang
mencatatnya perkembangan alat komunikasi tersebut.
Sejauh ini alat
komunikasi tertua yang telah ditemukan manusia adalah lukisan-lukisan di
dinding sebuah gua bernama Lascaux di kawasan Dordogne, Prancis. Ditemukan
sekitar 15.000 hingga 13.000 SM, ini mungkin dapat menjadi simbol komunikasi
mereka dalam menceritakan beberapa kejadian di masa tersebut. Setelah itu
sekitar 5000 tahun SM, di wilayah China & Mesir ditemukan Pictograms dan
Ideogram yang merepresentasikan sebuah konsep atau aktifitas yang menunjukkan
simbol-simbol hieroglyphs bangsa Mesir serta karakter bahasa bangsa China.
Proses komunikasi memang berjalan begitu lamban di masa lalu. Bahkan bangsa
Yunani kuno mencatat pada 776 tahun SM mereka telah memanfaatkan burung merpati
untuk menyampaikan pesan. Rupanya proses komunikasi telah dipandang penting
bagi sebagian besar bangsa-bangsa besar di masa lalu. Sama seperti di masa
kini, mereka menciptakan banyak ide dan inovasi di bidang komunikasi agar
proses penyampaian pesan dapat dengan mudah tersampaikan. Bangsa Persia
tercatat telah menciptakan jasa pelayanan pengiriman surat pertama di dunia.
Yunani memang
banyak menciptakan inovasi yang menarik untuk diketahui. Pada 530 SM, seorang
pria tecatat telah berlari sekitar 150 mil selama dua hari berturut-turut hanya
untuk sekadar menyampaikan kemenangan bangsa Yunani atas Persia. Tidak dapat
dipungkiri bahwa proses komunikasi dalam hal penyampaian pesan memiliki posisi
yang penting di hadapan publik. Setelah itu ada berbagai penemuan serta
perkembangan alat komunikasi yang ditemukan oleh manusia dari berbagai bangsa
di dunia. Ditemukannya Heliographs, kertas, hingga koran pertama di dunia
memberikan sumbangsih tersendiri terhadap masa depan. Media massa seperti koran
pertama yang ditemukan di Jerman pada tahun 1650 semakin membuat konsumsi
informasi menjadi penting. Penemuan kode Morse pun tidak dapat dilewatkan
begitu saja. Tahun 1835 seorang pria berkebangsaan Amerika Serikat bernama
Samuel Morse menciptakan sebuah kode sebagai pola komunikasi non-verbal yang
mumpuni. Namun, tentunya peran revolusi industri tentunya sangat berperang
penting untuk kemajuan berbagai bidang serta inovasi di dalamnya.
Perkembangan alat
komunikasi semakin masif terasa. Beragam inovasi teknologi komunikasi semakin
besar di abad 19 dan abad 20-an. Alexander Graham Bell berhasil mematenkan
telepon elektriknya pada tahun 1876. Memang tidak secanggih smartphone saat ini
yang memiliki kamera serta aplikasi yang dapat memudahkan penggunanya. Tapi,
penemuan yang ditemukan oleh Bell menjadi salah satu penemuan terpenting hingga
saat ini. Pasalnya keberadaan telepon semakin membuka lebar pintu proses
komunikasi serta penyebaran informasi mengenai berbagai hal ke seluruh dunia.
Begitupun dengan radio. Guglielmo Marconi berhasil membuat sinyal radio
transatlantik pertama yang mampu melintasi lautan atlantik. Terus melaju,
kemudian giliran John Logie Baird asal Skotlandia yang memberikan sumbangsih
terhadap perkembangan alat komunikasi dengan menciptakan sinyal televisi yang
dapat ditransmisikan. Kemudian laju peralatan komunikasi seperti tak
terbendung. Dan industri tersebut semakin berkembang pesat.
Dengan ditemukannya
teknologi jaringan internet proses komunikasi terus berkembang pesat. Berkat
perjalanan sejarah yang panjang, sejak tahun 1994 publik telah dapat menikmati
sajian berita dan proses belanja online dengan cepat berkat penemuan World Wide
Web (WWW) di Amerika. Kemudian tidak perlu lagi menunggu sang pelari maraton
atau mengirimkan burung merpati hanya untuk menyampaikan pesan dengan jangka
waktu tak menentu. Tahun 1997, masyarakat luas telah dapat memanfaatkan
internet chat pertama yang diciptakan AOL bernama AOL Instant Messenger (AIM).
Dengan begitu Anda dapat dengan aman berbincang bahkan dengan orang asing
sekalipun. Keberadaan blog pun tidak dapat dipandang sebelah mata. Sejak 1999
Anda tidak perlu lagi membayangkan harus membuat gambar-gambar seperti di gua
Lascaux untuk menyampaikan opini atau cerita pribadi. Semua orang dapat
menyampaikan pesan apapun secara subjektif melalui blog. Dan dengan
perkembangan alat komunikasi di masa kini, ada beragam media komunikasi yang
dapat Anda manfaatkan. Teknologi memungkinkan Anda untuk memiliki kehidupan
maya secara personal melalui beragam jejaring sosial, serta media sosial.
Twitter, YouTube, Facebook, Pinterest, bahkan Paseban telah ikut memberikan
kemudahan berkomunikasi baik secara personal atau sosial. Dan perkembangan
tersebut sepertinya belum akan berhenti.
KELEBIHAN
DAN KEKURANGAN ALAT KOMUNIKASI DI PERKANTORAN
Media
Cetak
Kelebihan :
·
Repeatable, dapat di baca berkali-kali
dengan menyimpannya atau menglipingnya.
·
Analisa lebih tajam, dapat membuat orang
benar-benar mengerti isi berita dengan analisa yang lebih mendalam dan dapat
membuat orang berfikir lebih spesifik tentang isi tulisan.
Kekurangan :
o
Lambat, dari segi waktu media cetak
adalah yang terlambat karena media cetak tidak dapat menyebarkan langsung
berita yang terjadi kepada masyarakat dan harus menunggu turun cetak. Media
cetak sering kali hanya memuat berita yang telah disebarluaskan oleh media
lainnya.
o
Tidak adanya audio, media cetak hanya
berupa tulisan yang tentu saja tidak dapat didengar.
o
Visual yang terbatas, media cetak hanya
dapat memberikan visual berupa gambar yang mewakili keseluruhan isi berita.
o
Produksi, biaya produksi yang cukup
mahal karena media cetak harus mencetak dan mengirimkannya sebelum dapat
dinikmati masyarakat.
Media Elektronik
Kelebihan :
·
Cepat, dari segi waktu, media elektronik
tergolong cepat dalam menyebarkan berita ke masyarakat luas.
·
Ada audio visual, media elektronik
mempunyai audio visual yang memudahkan para audiensnya untuk memahami berita.(khusus
televisi).
·
Terjangkau luas, media elektronik
menjangkau masyarakat secara luas.
Kekurangan :
o
Tidak ada pengulangan, media elektronik
tidak dapat mengulang apa yang sudah ditayangkan.
Media
Online
Kelebihan :
·
Sangat cepat, dari segi waktu media online
sangat cepat dalam menyampaikan beritanya.
·
Audio Visual, media online juga
mempunyai audio visual dengan melakukan streaming.
·
Praktis dan Fleksibel, media online
dapat diakses dari mana saja dan kapan saja yang kita mau.
Kekurangan :
o
Tidak selalu tepat, karena mengutamakan
kecepatan berita yang dimuat di media online biasanya tidak seakurat media
lainnya.
MASALAH
MASALAH YANG TERJADI PADA SAAT PENGGUNAAN ALAT KOMUNIKASI DI PERKANTORAN
Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan
Teknologi Informasi dan Komunikasi
Dalam praktek
komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu,
teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat
dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis.
Seiring dengan perkembangan
teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis
tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses
Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan
berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi
dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .
Perkembangan teknologi
yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai
macam media.
Perkembangan bisnis
masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan
komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan
pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin
ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif,
di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap
berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai
akses lainnya.
Kesediaan prasarana dan
sarana informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan
informasi merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai (
volume ) terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak
terlepas dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di
dalam kehidupannya sehari – hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan
setiap negara di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka
tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang
melibatkan pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.
Untuk itu komunikasi
bisnis tanpa adanya dukungan infrastruktur sarana dan prasarana teknologi
informasi dan komunikasi tentunya tidak akan berjalan dengan lancar. Selain itu
tanpa adanya peranan teknologi informasi dan komunikasi praktek komunikasi
bisnis akan menjadi ketinggalan zaman, informasi yang didapat akan jauh
tertinggal, dan akan membawa dampak perkembangan bisnis akan menjadi lambat.
Kendala yang bisa saja
muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan
komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga
masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan
komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi
hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis. Masalah
infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang
terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis
yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan
infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis. Masalah kemampuan menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi. Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah
memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia
dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis
yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun
peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun,
jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan
menjadi percuma. Kemampuan individu dalam berkomunikasi. Masalah yang
paling mendasar dalam praktek komunikasi bisnis baik dengan peran teknologi
informasi dan komunikasi dan tanpa peran TIK tersebut, masalah yang mendasar
adalah kemampuan komunikasi dari individu itu sendiri. Apabila seseorang
memiliki kemampuan komunikasi yang kurang baik, maka secara otomatis praktek
komunikasi bisnisnya tetap mengalami kendala, walau telah didukung oleh peranan
teknologi informasi dan komunikasi. Cara orang tersebut menyampaikan pesan
kepada pihak lain itulah yang menjadi hal yang paling penting untuk
diperhatikan
Referensi :
Fitriyah, Lailatul.
2013, Macam-Macam Alat Komunikasi, (online), (http://fitriyah-blog.blogspot.com/2013/06/macam-macam-alat-komunikasi.html,
diakses tanggal 22 Maret 2015 pukul 19.30 WIB)
Admin. 2012,
Kekurangtan Dan Kelebihan Media Komunikasi, (online), (http://arindhaayuningtyas.blogspot.com/2012/05/kekurangan-dan-kelebihan-media.html,
diakses tanggal 22 Maret 2015 pukul 20.21 WIB)
Parlente, Wandi. 2013,
Perana Teknologi Dan Informasi Dalam Bisnis, (online), (http://wandiparlente.blogspot.com/2013/01/peranan-teknologi-informasi-dan.html,
diakses tanggal 22 Maret 2015 pukul 22.03 WIB )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar