PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Diera globalisasi kualitas dan Profesionalisme menggunakan Peralatan Perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar ketika seorang melangkahkan kaki dalam merentas dunia pekerjaan. Butuh ketrampilan dan selalu punya kemauan untuk meningkatkan Pengetahuan dan Ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja.

Sejalan dengan lajunya Teknologi Informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.

Peranan Teknologi Informasi

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work).

Sedangkan menurut M.K Alamsyah administrasi memiliki artis sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.

Dengan melihat kedua pengertian ini semua pekerjaan kantor akan efektif dan efisien sehingga semua informasi semakin ringkas, akurat serta dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.

Dewasa ini masalah yang dihadapi oleh manajer administrasi lebih besar karena teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi mempengaruhi setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif.

Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi; pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

Institut Of Administrative Management (dalam Manajeen Perkantoran Modern karangan Mills, Standingford, Appleby; 1991: 6-7) mendefinisikan “manajemen kantor” adalah seni membimbing personal kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditetapkan. Sarana yang dimaksudkan disini adalah semua fasilitas/mesin-mesin/peralatan perkantoran, baik itu yang mekanik atau manual dan listrik. Berkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini fasilitas, mesin-mesin, peralatan perkantoran ada yang elektronik. Selanjutnya yang jenis elektronik ini berkembang dan bersaing semakin pesatnya.

Dari uraian di atas jelaslah bahwa peranan teknologi perkantoran dalamm proses pengelohan data/informasi dewasa ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas. Ini akan terjadi bila kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya.

Oleh karena itu, diharapakan kepada mahasiswa setelah mengikuti mata kuliah ini lebih profesional dan memiliki keterampilan yang memadai dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagau alat bantu untuk bekerja nanti.

Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran

Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat menggelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :

·         Elektronik

·         multi guna

·         mudah mengoperasikannya

·         memerlukan tenaga listrik kecil

·         ukuran fisik semakin kecil dan

·         kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.

Sebenarnya penggunaan peralatan kantor yang semakin berkembang pesat teknologinya itu, memiliki beberapa dampak positif dan dampak negatif. Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :

·         Tenaga Penggeraknya

o   Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat.

o   Disiplin dan gairah kerja naik.

o   Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

o   Pendapatan tenaga kerja meningkat.

·         Prosedur Kerja

o   Semakin mudah

o   Semakin lancar

o   Semakin sederhana (singkat)

o   Efisiensi kerja (semakin selesai)

·         Hasil Kerja

o   Kualitas produk meningkat.

o   Kuantitas produk meningkat.

o   Standar mutu tertentu terpenuhi.

o   Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Sedangkan dampak negatifnya antara lain :

·         Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.

·         Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).

·         Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

·         Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).

Jenis Mesin Kantor

Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :

·         Tenaga Penggeraknya

o   Mesin Manual ; mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

o   Mesin Listrik ; mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

·         Cara Kerja Komponennya

o   Mesin Mekanik ; mesin yang rangkaian komponen bergerak pada waktu operasi. Mesin ini ada yang digerakan secara manual maupun dengan tenaga listrik.

o   Mesin elektronik ; mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin inihanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

·         Fungsinya

o   Mesin pencatat data/informasi :

      Mesin dikte (dactating machine)

      Mesin tulis (typewriter)

      Mesin penamor (numbering machine)

      Asahan pensil (pencil sharpener)

o   Mesin penghitung data\informasi :

      Mesin penjilid (binding machine)

      Pembuka surat (leter opener)

      Pemotong kertas(paper cuter, guillotine)

      Hecht machine (stapler)

      Pencatat uang kas (cash register)

o   Mesin pengolah data/informasi :

      Mesin jumlah (adding machine)

      Mesin hitung (calculating machine)

      Komputer

o   Mesin penggadaan data/infomasi :

      Mesin stensil (stencil duplicator)

      Mesin spirtus (spirit duplikator)

      Mesin foto kopi

      Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)

      Mesin offset

      Mesin cetak lainnya.

o   Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi :

      Telepon dan interphone

      Teleprinter

      Telegrap, facsimile (telecopier)

      Telenote

      Teletex

      Vidio tex

      LAN (Lokal Area Network)

o   Mesin penyimpan data atau informasi

      Mikrofilm

      Mikrofotografi

      Penghancur kertas (paper shredder)

      Pelubang kertas (punch card machine)

Referensi :

Alamsyah, MK, Drs. TEKNOLOGI PERKATORAN. 1991. Armico : Bandung.