OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna Otomasi Kantor

Otomasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :

·         Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

·         Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus. manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

·         Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

·         Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

·         Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

·         Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

·         Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

·         Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

·         Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik

Telekomunikasi Atau Komunikasi Jarak Jauh

Telekomunikasi atau komunikasi jarak jauh adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan peralatan dan sistem telekomunikasi yang mentransmisikan sinyal optik atau elektronik dari satu tempat ketempat lainnya yang saling berjauhan. Dengan adanya telekomunikasi dapat memungkinkan untuk menghubungkan orang dari suatu tempat, kota, negara bahkan benua sekalipun dengan seseorang lainnya. dengan adanya telekomunikasi kita dapat mengirimkan berita, data, informasi dan hiburan ketempat yang jauh.

Peralatan telekomunikasi mengubah informasi kedalam tipe yang berbeda, diantaranya dalam bentuk teks, suara dan video yang kemudian diubah menjadi sinyal listrik atau optik yang kemudian ditransfer lagi kedalam bentuk semula, dengan cara ini memungkinkan untuk informasi tadi dikirimkan ketempat yang jauh, pada umumnya sinyal listrik yang dihasilkan oleh perangkat komunikasi di transmit melalui media tembaga atau melalui udara dalam bentuk gelombang radio. sedangkan sinyal yang dikirimkan dengan sinyal optik biasanya dikirimkan melalui kabel serat optik.

Pesan pesan dalam telekomunikasi dapat dikirim dengan berbagai cara dan menggunakan bermacam-macam peralatan. pesan-pesan dapat dikirim dari satu pengirim ke satu penerima yang sering dikenal dengan istilah point to point sebagai contoh komunikasi personal yang dilakukan seperti panggilan telpon, sms, ataupun pengiriman faksimile, sedangkan pesan yang dikirim dari satu pengirim ke banyak penerima disebut juga dengan istilah point to multipoint atau sering sekali disebut dengan broadcasts seperti siaran radio dan televisi

Personal Computer (PC)

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan.

1)   Hardware (Perangkat Keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu :

·         Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),

·         Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),

·         Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),

·         Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),

·         Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

2)   Software (Perangkat Lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok. Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan. Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3)   Brainware (Perangkat Manusia/Pengguna/User)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa/i dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa/i ini secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

EMAIL

E-mail (electronic mail) adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas atau aplikasi internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. Hal ini dikarenakan e-mail merupakan alat komunikasi yang murah, cepat, dan efisien. Menggunakan e-mail memungkinkan kita untuk mengirimkan pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia dalam waktu yang sangat cepat dan biaya yang murah. E-mail yang dikirimkan akan sampai ke alamat yang dituju sesaat e-mail tersebut dikirimkan. Biaya yang dikluarkan pun hanyalah biaya untuk mengakses internet pada saat kita mengirimkan/membuka untuk menerima e-mail tersebut. Komunikasi menggunakan e-mail dilakukan dengan cara mengaktifkan pesan yang akan kita kirim pada software yang dikhususkan untuk keperluan ini, misalnya Microsoft Outlook.

Manfaat/kegunaan e-mail

·         Media komunikasi

E-mail atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara persoal atau umum (komunitas).

·         Media pengiriman

Dengan e-mail anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat e-mail, bukan alamat rumah. Tidak hanya itu, dengan menggunakan e-mail anda bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik.

·         Efektif, efisien, dan murah

Melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, anda tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat e-mail anda, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.

·         Media promosi

Jika anda bisa memiliki usaha di internet atau bisnis online, anda bisa mengirimkan promosi produk ke para pelanggan anda dengan memanfaatkan daftar e-mail pelanggan yang ada.

·         Media informasi

Melalui e-mail, anda bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang anda tentukan.

·         Membuat blog atau website

Dengan e-mail anda bisa membuat blog dan website.

·         Sosial media

Dengan e-mail, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan e-mail itu sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.

Telekonference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Jadi teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.

Jenis-Jenis Aplikasi Kantor Dalam Otomatisasi Perkantoran :

·         Word processing                     : dokumen yang di ketik kemudian di cetak

·         E-mail (Electronic mail)          : untuk mengirim pesan

·         Voice mai                                : hampir sama dan serupa dengan e-mail tetapi biasanya cenderung untuk mengirim pesan suara

·         Electronic Calendaring           : untuk menentukan atau membuat jadwal acara

·         Audio Conferencing               : biasanya berhubungann dengan audio

·         Video conferencing                : signal video dan audio

·         Computer conferencing          : merupakan sebuah jaringan komputer

·         Faksimilie transmission           : fax

·         Videotext                                : berupa materi tekstual

·         Image storage and Revrieval  : dokumen volume besar

·         Dekstop publishing                 : pembuatan output cetak

Referensi :

Ardiansyah, Deva. 2013, Pengertian Dan Fungsi Personal Computer (PC), (online), (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html, diakses tanggal 23 Maret 2015 pukul 19.04 WIB)

Novirnas, Yesi. 2014, Pengertian Telekomunikasi, (online), (http://www.proxyintech.com/2014/04/pengertian-telekomunikasi.html, diakses tanggal 23 Maret 2015 pukul 20.00)

Manajemen. 2010, Pengertian Otomatisasi Perkantoran, (online), (http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran/, diakses tanggal 23 Maret 2015 pukul 20.34 WIB)

Hidayat, Nurul. 2014, Pengertian Dan Manfaat/Kegunaan E-mail, (online), (http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaatkegunaan-e-mail.html, diakses tanggal 23 Maret 2015 pukul 21.17 WIB)